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                常見問題

                如何組織一場高效率的會議?

                新一屆黨中央提出改變領導方式和工作方法,精簡會議、文件,改進會風、文風,因此,提高會議效率無論對政府機關還是企業單位都具有重要意義,本文將從一個會議組織者的角度看如何組織一場高效率的會議。

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                1.在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大小、規模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,並要讓參會人員知曉,並提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發放並叮囑參會人員閱。


                2.參會人員範圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者範圍既不能過大也不能過小。人數過多,表達意見過多、分散,不易形成統一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數過少,不能有效收集意見。


                3.做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括發放會議通知,通知內容全面,應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等,同時要確保發放到位,避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現。會議現場的布置(包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議↘座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式)、調試好燈光、音響、空調等電子設備。


                4.會議過程中,要充分發揮主持人的協調作用。合理安排次序,一般重要的議題放在前面討論。在開會時,要註意緊緊圍繞會議議題發言,同時要控制好發言時間,有的企業為了控制時間,設置鬧鐘、提示器等設備進行提示,當發言人♂離題太遠,也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時,主持人應及時進行會場協調,保證會議順☉利進行。

                5.會議過程中,還有做好服務。例如每隔一段時間就要讓服務人◢員續水、會議有時需要臨時增加與會人員,應及時通知等等,還有就是突發情況的及時處置。


                6.會議結束後『。有些重要的會議,還需要在會後形成紀要,應督促會議記錄人員↑及時整理會議紀要,呈送相關領導審閱、下發。同時要根據會議記錄的決議事項,加強執行監督。


                7.會議最後形成的會議文件要及時歸檔。別忘了,對於會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思,有哪些環節做得不夠好,有哪些環節做的好,及時總結,慢慢制定出會議組織的標準流程,這樣既能節約時間、提高效率,也避免遺漏事項。


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